De quoi s'agit-il?
Oxford protège vos renseignements personnels de même qu'elle respecte votre vie privée. Pour mieux connaître vos besoins et vous mieux servir, Oxford peut recueillir, utiliser et communiquer vos renseignements personnels, dont les détails différeront selon le type de services dont vous avez besoin. Notre politique de confidentialité est un énoncé de principes et de lignes directrices sur la protection des renseignements personnels de nos clients, fournisseurs de services et autres intervenants.

Qu'entend on par "renseignements personnels"?
La législation canadienne sur la protection des renseignements personnels donne des "renseignements personnels" une définition très générale. On en dit qu'il s'agit de renseignements sur une personne physique identifiable ou des renseignements permettant l'identification d'une personne – tels que son nom, son adresse, son numéro de téléphone, sa date de naissance, son revenu, le numéro de la plaque d'immatriculation de sa voiture et ses antécédents de crédit, entre autres. Règle générale, les "renseignements personnels" ne comprennent pas les renseignements professionnels tels que titre ou fonction, adresse, numéro de téléphone, numéro de télécopieur ou adresse électronique au travail.

Quels renseignements avons nous la responsabilité de protéger?
Oxford est tenue de protéger vos renseignements personnels qu'elle a en sa possession ou dont elle a la garde, y compris les renseignements personnels qui ont été transférés à des tiers ou reçus de tiers dans la contexte d'activités commerciales au fins de traitement, ou pour emplir un des objectifs énoncés dans la présente politique.

Recueillir, utiliser et communiquer vos renseignements personnels. Pourquoi le faisons nous?
Règle générale, nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels pour l'unique motif de vous assurer un meilleur service. Le fait de mieux vous connaître nous aide à comprendre vos besoins, à communiquer avec vous efficacement et à vous offrir les services que vous désirez. Plus spécifiquement, nous pouvons recueillir, utiliser et communiquer vos renseignements personnels aux fins suivantes (fins reconnues):

• établir et maintenir des relations propriétaire locataires;
• déterminer votre admissibilité à louer des locaux gérés par Oxford (y compris les évaluations de situation de crédit et la comparaison des renseignements provenant des différentes agences effectuant des enquêtes sur la solvabilité), et à recevoir les produits et services offerts par des organisations avec lesquelles nous avons établi des partenariats – des produits et services qui pourraient vous intéresser et que nous aimerions vous offrir;
• établir et maintenir des relations commerciales (y compris l'établissement des loyers, l'administration des comptes et l'exécution d'obligations contractuelles);
• organiser des concours, des tirages au sort, des sondages sur nos normes de service et recevoir vos commentaires et suggestions;
• prendre des dispositions mensuelles en ce qui a trait au stationnement;
• investiguer et régler les revendications;
• compiler des statistiques, effectuer de la recherche commerciale et faire rapport aux propriétaires des immeubles que nous gérons;
• exécuter des transactions commerciales (achats, ventes, location, fusions et autres formes d'acquisitions, liquidation ou financement);
• investiguer des transactions ou des habitudes de transactions spécifiques ou détecter des activités non autorisées ou illégales;
• respecter et se conformer à toutes lois ou à toutes exigences réglementaires en ce qui a trait aux dispositions; ou
• mener à bien toutes autres fins auxquelles vous donnez votre consentement.

Comment recueillons nous vos renseignements personnels?
En général, la collecte, l'utilisation et la communication de vos renseignements personnels dépendent de la manière dont vous faites affaire avec nous. Ainsi, nous pouvons recueillir des renseignements personnels sur vous à partir des sources suivantes:

• vous même, à partir de lettres d'intention ou d'offres de location, de demandes de stationnement ou d'autres formulaires à remplir, par téléphone, par courrier électronique, par Internet ou lors de rencontres en personne – nous demanderons par exemple vos nom, adresse, numéro de téléphone, adresse de courrier électronique, profession, ainsi que des renseignements financiers et bancaires;
• courtiers, intermédiaires et représentants avec lesquels vous entretenez des relations;
• vos échanges avec nous, comme, par exemple, vos modalités de paiements;
• agences de renseignements sur les consommateurs, comme, par exemple, vos antécédents de crédit.

Portée de votre consentement lorsque vous nous confiez vos renseignements personnels.
En communiquant des renseignements personnels à Oxford ou à nos fournisseurs de services et agents, vous consentez à ce que nous fassions la collecte, l'utilisation et la communication de vos renseignements personnels aux fins reconnues. Il se peut que nous effectuions de vos renseignements personnels ou que nous cherchions à obtenir davantage de renseignements personnels sur vous en communiquant avec des bureaux de crédit et d'autres sociétés de vérification et de collecte de renseignements afin d'avoir toute l'aide qu'il nous faut pour remplir les fins reconnues énumérées plus haut.

Votre consentement.
Votre connaissance des motifs de la collecte de renseignements personnels et votre consentement sont requis avant que nous puissions recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels, sauf dans des cas très particuliers.

Vous pouvez consentir à ce que nous utilisions vos renseignements personnels de différentes manières (par l'entremise de courtiers, par exemple). Selon le type de renseignements personnels que nous aurons recueillis auprès de vous, et le motif de la collecte desdits renseignements, votre consentement peut être explicite ou implicite, et peut être donné verbalement ou par écrit.

Nous tiendrons toute formulation suivante pour votre consentement à ce qu'Oxford utilise les renseignements qu'elle possède déjà ou qu'elle recueille, utilise ou communique vos renseignements personnels à l'avenir en vue de remplir les fins reconnues:

• réception et examen par vous de la présente politique de confidentialité, sauf si vous avisez Oxford que vous désirez lui retirer votre consentement en ce qui a trait à la collecte, l'utilisation et la communication de vos renseignements personnels par Oxford conformément à la présente politique de confidentialité;
• communication par vous-même de vos renseignements personnels à Oxford ou à ses fournisseurs de services, agents et représentants;
• consentement express donné par vous verbalement ou par écrit dans le cadre du processus de négociation du bail ou de relations durables entre propriétaire et locataire. Dans certaines circonstances, le consentement peut être implicite. Par exemple:
• si vous avez un bail en vigueur avec nous et que vous demandez à y faire apporter des modifications, il sera présumé que le consentement que vous nous avez donné lors de la transaction initiale demeure en vigueur.

Comment pouvez vous refuser ou retirer votre consentement?
Vous pouvez refuser ou retirer votre consentement en tout temps sous réserve de restrictions légales ou contractuelles. Veuillez noter toutefois que le refus ou le retrait de votre consentement pourrait nous empêcher de vous fournir les services que vous recevez ou que vous souhaiteriez recevoir. Pour refuser ou retirer votre consentement, vous devriez communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée, à l'adresse ou au numéro de téléphone figurant ci après.

Pendant combien de temps conservons nous vos renseignements personnels?
Vos renseignements personnels sont conservés seulement tant qu'ils nous sont nécessaires pour remplir les fins reconnues ou pour nous conformer à la législation pertinente. Oxford fera preuve de prudence lorsqu'elle conservera ou détruira vos renseignements personnels, afin d'en préserver l'accès non autorisé.

Votre rôle dans l'actualisation de vos renseignements.
Nous ne ménageons aucun effort pour nous assurer que les renseignements personnels que nous recueillons sur vous sont exacts, complets et à jour. Toutefois, il vous revient d'informer promptement le représentant d'Oxford avec lequel vous faites affaire advenant une modification de vos nom, adresse, numéro de compte bancaire ou d'autres renseignements personnels pertinents. Si vous avez des motifs de croire que les renseignements personnels que nous avons sur vous dans nos dossiers pourraient être inexacts, signalez le nous, et nous apporterons les corrections requises. Si vos renseignements personnels ont été communiqués à des tiers, nous leurs transmettrons les renseignements corrigés, s'il y a lieu de le faire.

Comment protégeons nous vos renseignements personnels?
Que nous possédions vos renseignements sur supports électroniques ou sur supports papier, Oxford dispose de moyens de contrôle pour maintenir la sécurité des systèmes d'exploitation et de renseignements. L'accès physique aux endroits où les renseignements sont colligés, traités ou conservés est restreint aux salariés autorisés. Des contrôles appropriés surveillent les systèmes informatiques et les méthodes administratives de traitement de l'information. De plus, ces contrôles font l'objet d'examens périodiques qui en assurent la conformité à nos principes directeurs sur la sécurité et la protection des renseignements personnels. Lorsque nous n'avons plus besoin de vos renseignements personnels, nous les détruisons ou les supprimons.

Nous exigeons des tiers à qui nous devons transmettre vos renseignements personnels d'adopter des politiques qui répondent aux normes que nous nous imposons.

Votre droit d'accéder à vos renseignements personnels.
Vous avez le droit, sous réserve de certaines exceptions, d'accéder à vos renseignements personnels qui sont en notre possession ou sous notre garde. Vous avez également le droit de savoir qui sont les tiers qui auxquels Oxford a transmis vos renseignements.

Comment accéder à vos renseignements personnels?
Veuillez en faire la demande par écrit à l'agent de la protection de la vie privée d'Oxford, en ayant soin de préciser le plus possible les renseignements personnels auxquels vous demandez l'accès.

Nous nous employons à répondre à ce type de demandes le plus tôt possible, et nous communiquerons avec vous si, pour une raison quelconque, nous ne sommes pas en mesure de donner immédiatement suite à votre demande. Il pourrait y avoir imputation de frais pour la recherche de ces renseignements, auquel cas, nous vous en informerons à l'avance, de sorte que vous puissiez retirer votre demande si vous le souhaitez. Vous pourriez également remettre en question le montant des frais imputés.

Comment nous joindre? C’est simple.
Des versions actualisées de la présente politique de confidentialité sont affichées dans le site Web d'Oxford, à l'adresse www.oxfordproperties.com. Vous pouvez aussi adresser vos questions sur la présente politique à l'agent de la protection de la vie privée d'Oxford, au numéro de téléphone, à l'adresse postale ou à l'adresse de courrier électronique figurant ci-après.

Pour tout complément d'information, pour porter plainte, pour poser des questions ou pour vous dégager de tout ou partie des dispositions de la présente politique, veuillez communiquer avec l'agent de la protection de la vie privée d'Oxford :
Mr. Gawain S.E. Smart
Agent de la protection de la vie privée
Groupe Immobilier Oxford
130 Adelaide Street West
Suite 1100
Toronto, Ontario
M5H 3P5

Téléphone : 416-350-7829
Site Web : www.oxfordproperties.com

Si vous avez une plainte à formuler, nous tenons à ce que vous nous en fassiez part.
Si vous désirez vous plaindre de la présente politique de confidentialité ou de nos méthodes administratives, veuillez ne pas hésiter à communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée. Nous ferons tout en notre pouvoir pour résoudre le problème.

Si nous ne sommes pas en mesure d'aplanir la difficulté ou si vous avez d'autres préoccupations sur la politique de confidentialité d'Oxford ou sur nos méthodes administratives, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, s'il y a lieu, avec le Commissaire à la protection de la vie privée de votre province. L'agent de la protection de la vie privée d'Oxford vous indiquera comment joindre ces ressources si vous lui en faites la demande.

Modification de la présente politique de confidentialité.
Toutes modifications de la présente politique de confidentialité seront notées ici, de sorte que vous soyez toujours au courant de nos principes et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.